POLITIQUE RELATIVE À LA FINANCE

Définitions

1. Dans la présente politique, les termes suivants ont les significations indiquées ci-après :
   1. le terme «représentant.e» désigne toutes les personnes employées par Ringuette Canada ou participant.e à des activités en son nom, sans toutefois s’y limiter, incluant : les entraîneur.e.s, les membres du personnel, les membres, les organisateur.trice.s, le personnel à contrat, les bénévoles, les gérants, les administrateurs, les membres de comités et du conseil d’administration, et les directeur.trice.s et dirigeant.e.s de Ringuette Canada;
   2. le terme «statut de voyageur.euse» désigne une situation dans laquelle une personne participe à un déplacement autorisé par Ringuette Canada. Il comprend le temps passé réellement à voyager pour des motifs officiels. Un.e voyageur.euse qui doit voyager pour des affaires de Ringuette Canada et passer la nuit hors de chez lui a droit à desfrais complémentaires pour toutes les nuitées passées durant son statut de voyageur, qui couvrent des dépenses diverses non couvertes autrement;
   3. le terme «Membre» désigne une association provinciale ou territoriale de ringuette officiellement constituée et reconnue par Ringuette Canada à titre d’organisme directeur de la ringuette dans la province ou le territoire correspondant;
   4. le terme «statut de voyageur.euse avec nuitée» désigne un déplacement pour des affaires de Ringuette Canada dans lequel lea voyageur.euse doit passer au moins une nuit hors de chez lui.

Objet

2. La présente politique a pour objet de guider les méthodes de gestion financière de Ringuette Canada.
3. Ringuette Canada opère à titre d’organisme sans but lucratif, par conséquent tous les fonds collectés, frais, revenus de commandites et subventions seront utilisés pour le développement constant et la promotion de la ringuette au Canada.

Budget et rapports

4. Le conseil d’administration de Ringuette Canada approuve un budget annuel qui contient toutes les dépenses ettous les revenus prévus de l’organisme.
5. Lea directeur.trice administratif.ve (ou la personne désignée pour la remplacer) doit présenter des états financiers (qui incluent les revenus et les dépenses, ainsi que des prévisions jusqu’à la fin de l’exercice) au conseil d’administration tous les trimestres, dans le mois suivant la fin du trimestre précédent
6. Le comité de vérification et (ou) les experts comptables doivent présenter aux Membres lors de l’assemblée générale annuelle des états financiers, tels que requis par lalégislation en vigueur, ainsi que tout autre rapport demandé par le conseil d’administration.
7. Lea directeur.trice administratif.ve est responsable de préparer et de soumettre les demandes de subvention annuelles et les rapports annuels à Sport Canada, conformément aux procédures établies par Sport Canada.
8. Les états financiers de Ringuette Canada seront vérifiés tous les ans par un expert-comptable nommé par le conseild’administration, et approuvé par les Membres.
9. Lea directeur.trice administratif.ve est responsable de s’assurer que le rapport annuel, incluant la soumission des états financiers de Ringuette Canada à Corporations Canada, soit déposé conformément à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Tel que déterminé par les règlements administratifs de Ringuette Canada, l’exercice de Ringuette Canada commence le 1er mai et se termine le 30 avril de l’année suivante.

Adhésions et frais d’adhésion

10. Le conseil d’administration établit les cotisations annuelles des Membres et les frais annuels d’adhésion des participants individuels, dans le cadre du processus d’élaboration du budget.
11. S’ils sont inscrits à plusieurs groupes, les participant.e.s individuel.le.s ne paient qu’un seul frais d’adhésion, à savoir le plus élevé des groupes auxquels iels sont inscrit.e.s. Les frais d’adhésion des participant.e.s individuel.le.s sont remis à Ringuette Canada par le Membre auquel appartient lea participant.e individuel.le et iels peuvent être payés en deux versements, à savoir 50% au plus tard le 31 décembre et le reste au plus tard le 15 février de l’année de niveau allant de septembre à avril. Les frais d’adhésion des participant.e.s individuel.le.s sont versés à Ringuette Canada par le Membre auquel les participant.e.s appartiennent, et peuvent être versés en deux versements, soit 50% le 31 décembre et le reste au plustard le 15 février de chaque année (pour la saison de jeu allant de septembre à avril).

Transactions bancaires – Revenus

12. Les revenus de Ringuette Canada proviennent des cotisations des membres, de subventions
    privées et publiques, depublications, et de toute autre source appropriée de revenus, assujettie à
    l’approbation du conseil d’administration, qui à son tour a le pouvoir de faire des dépenses pour
    poursuivre les objectifs de l’Association.
13. Tous les paiements et (ou) chèques doivent être libellés à l’ordre de Ringuette Canada.
14. Tous les frais et cotisations seront établis par le conseil d’administration et payables à Ringuette Canada.
15. Toutes les sommes que reçoit Ringuette Canada seront placées dans un fonds général, à moins
    que les donateur.trice.s ne spécifie une destination différente ou des restrictions, et utilisées
    pour tous les motifs nécessaires et permis de l’exploitation de Ringuette Canada et la mise en
    oeuvre de ses programmes, tel que déterminé par le conseil d’administrationde Ringuette
    Canada.
16. Toutes les sommes que reçoit Ringuette Canada seront déposées au nom de Ringuette Canada dans un compted’une institution financière membre de la Société d’assurance-dépôts du Canada (SADC).

Signataires autorisés

17. Tous les contrats, ententes, documents ou autres instruments financiers écrits nécessitant la
    signature de l’Association, qui correspondent à des dépenses d’un montant de 25 000 $ ou plus (en une fois ou au total du contrat), et les décaissements, doivent être signés ou approuvés conformément aux exigences bancaires applicables pour les transferts électroniques, par au moins deux (2) des personnes suivantes :
    1. lea président.e;
    2. lea directeur.trice administratif.ve;
    3. un.e administrateur.trice désigné.e par le conseil d’administration à titre de signataire autorisé.
18. Tous les contrats, ententes, documents ou autres instruments financiers écrits nécessitant la signature ou l’approbation de l’Association, d’un montant inférieur à 25 000 $, et les décaissements, sont signés ou approuvés conformément aux exigences bancaires applicables pour les transferts électroniques par au moins deux (2) des personnes suivantes :
    1. lea président.e;
    2. lea directeur.trice administratif.ve;
    3. un.e administrateur.trice désigné.e par le conseil d’administration à titre de signataire autorisé.
    4. lea directeur.trice des programmes;
    5. lea directeur.trice de la haute performance.
19. Tous les paiements payables à un.e signataire ou approbateur.trice autorisé.e ne doivent pas être signés ou approuvés par lea signataire ou approbateur.trice autorisé.e en question.

Dépenses

20. Toutes les dépenses payées doivent être justifiées par de la documentation approprie, y compris des facteurs de fournisseurs ou des reçus, et les postes budgétaires correspondants doivent être identifiés, à savoir : projets, subvention ou activités par le personnel de Ringuette Canada.
21. Les rapports et demandes de remboursement relatifs à toutes les dépenses approuvées doivent être effectués auplus tard trois (3) mois après la date desdites dépenses. Les demandes de remboursement de dépenses soumisesau-delà du délai exigé de trois (3) mois ne seront honorées que sur approbation du ou de la directeur.trice administratif.ve.

Comptes

22. Les comptes recevables doivent être payés dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la date de la facture.
23. Les comptes payables seront payés dans le délai indiqué sur la facture du fournisseur. Si aucun délai n’est indiqué,les comptes payables seront payés à trente (30) jours.

Carte de crédit

24. Moyennant l’approbation du conseil d’administration, Ringuette Canada peut obtenir des cartes de crédit pouvant être utilisées par les membres du personnel devant régulièrement faire des achats pour les voyages, l’hébergement ou autres frais liés à leurs fonctions au nom de Ringuette Canada. Le conseil d’administration détermine les personnes à qui on octroie ces cartes de crédit, et les limites de chacune de ces cartes.
25. Les détenteur.trice.s de carte de crédit sont responsables de toutes les dépenses effectuées sur la carte de crédit en leur nom.
26. Les cartes de crédit ne doivent être utilisées que pour des dépenses autorisées, incluant :
    1. le paiement de dépenses réelles et raisonnables, encourues dans le cadre d’activités autorisées par RinguetteCanada, et notamment des voyages et de l’hébergement, lorsqu’il s’est avéré impossible d’effectuer ces paiements à l’avance ou de les faire facturer à Ringuette Canada;
    2. l’achat de biens ou d’articles figurant au budget.
27. Dans le cadre de la présente politique, on considère que les dépenses incluses dans un budget annuel de RinguetteCanada, telles qu’approuvées par le conseil d’administration, sont autorisées. Les dépenses qui ne figurent pas au budget approuvé doivent être approuvées avant d’être débitées sur une carte de crédit de Ringuette Canada.
28. Les cartes de crédit ne doivent pas être utilisées pour des dépenses personnelles, quelles qu’elles soient.
29. Toutes les dépenses imputées à une carte de crédit devraient être justifiées par un reçu de carte de crédit émis parle marchand ou par une facture détaillée du fournisseur, pour confirmer que ces dépenses ont été effectuées de manière appropriée pour des affaires de Ringuette Canada.
30. En aucune circonstance on ne doit tirer des avances en liquide sur des cartes de crédit de Ringuette Canada.
31. De plus, les personnes suivantes ont les responsabilités mentionnées ci-après en matière de carte de crédit :
    1. les détenteur.trice.s d’une carte de crédit :
       1. ne doivent autoriser personne d’autre à utiliser leur carte;
       2. doivent protéger le numéro d’identification personnel de la carte;
       3. ne doivent faire que des achats inférieurs à la limite de la carte;
       4. doivent aviser immédiatement la compagnie de carte de crédit et lea chef de bureau de RinguetteCanada en cas de perte ou de vol de la carte de crédit;
       5. doivent conserver en tout temps la carte sur eux ou dans un endroit sûr;
       6. doivent envoyer tous les mois à la chef de bureau de Ringuette Canada tous les reçus codés (relevés)correspondant aux dépenses effectuées sur la carte lors du mois précédent;
       7. doivent rendre la carte de crédit dès qu’ils ne remplissent plus le rôle pour lequel la carte de crédit aété émise;
    2. lea directeur.trice administratif.ve de Ringuette Canada doit :
       1. s’assurer que chaque carte de crédit émise à un membre du personnel de Ringuette Canada estintégralement payé tous les mois;
       2. approuver tous les mois les relevés conciliés de toutes les cartes de crédit;
       3. signaler au conseil d’administration toute dépense facturée à une carte de crédit qui n’est apparemment pas autorisée par la présente politique;
       4.  s’efforcer au mieux de ses capacités de récupérer auprès du ou de la détenteur.trice de la carte de crédit toute dépense non autorisée qu’iel a effectuée;
    3. lea chef de bureau de Ringuette Canada doit :
       1. passer tous les mois en revue et faire concorder tous les relevés de toutes les cartes de crédit;
       2. signaler à lea directeur.trice administratif.ve, au conseil d’administration dans le cas de la carte de crédit du ou de la directeur.trice administratif.ve, toute dépense facturée à une carte de crédit qui n’est apparemment pas autorisée par la présente politique;
       3. s’efforcer au mieux de ses capacités de récupérer auprès du ou de la détenteur.trice de la carte de crédit toute dépense non autorisée qu’il a effectuée.

Demandes de remboursement de dépenses

32. L’iels représentant.e.s de Ringuette Canada peuvent soumettre à lea chef de bureau (ou la
    personne désignée pour la remplacer) des demandes de remboursement pour des dépenses
    personnelles encourues dans l’exécution de leur fonction au sein de Ringuette Canada, dans
    les trois (3) mois suivant lesdites dépenses. Ces demandes de remboursement de dépenses
    doivent inclure :
    1. le montant exact de chaque dépense distincte;
    2. la date à laquelle la dépense a eu lieu;
    3. l’emplacement et l’endroit où a eu lieu la dépense;
    4. le motif de la dépense;
    5. un reçu correspondant à la dépense.
33. Les représentant.e.s de Ringuette Canada peuvent soumettre à lea chef de bureau (ou la personne désignée pour la remplacer) des demandes de remboursement pour des dépenses de voyage et (ou) d’hébergement encourues pourdes conférences, compétitions, évènements, et réunions provinciaux ou nationaux.
34. En général, aucune avance en liquide ne sera fournie. En cas de besoin d’avance en liquide, la personne doit la demander à lea directeur.trice administratif.ve afin que la personne l’approuve.
35. Les dépenses seront remboursées comme l’indique le tableau ci-dessous :
    

    Dépense	Taux	Notes
    Voyage – distance jusqu’à 25 km	Zéro
    Voyage – distance supérieur à 25 km	0,55 $ du kilomètre
    Voyage – Air	Classe économique la moins chère	Approbation préalable du ou de la directeur.trice administratif.ve si la réservation n’a pas été faite par l’entremise de RinguetteCanada
    Petit déjeuner	15,00 $	Reçus non requis
    Diner	20,00 $	Reçus non requis
    Souper	40,00 $	Reçus non requis
    Journée complète	75,00 $	Reçus non requis
    Hébergement	Occupation double	Tout le personnel, sauf ceux/celles indiqués ci-dessous ou approuvés au préalable
    Hébergement	Occupation simple	Président.e de Ringuette Canada Directeur.trice administratif.ve de Ringuette Canada Membres du conseil d’administration de Ringuette Canada
    		Autres personnes approuvées aupréalable par lea directeur.trice administratif.ve
    Hébergement chez des parents ou amis	12,00 $ par nuit	Reçus non requis
    Dépenses diverses pendant le statut de voyageur (séjour avec nuitée)	10,00 $ par nuit au Canada 20,00 $ par nuit à l’étranger

36. Ringuette Canada ne remboursera pas les frais susmentionnés sans l’autorisation préalable du ou de la directeur.riceadministratif.ve. Lorsque des coûts excédant les taux susmentionnés sont encourus, des reçus doivent êtreprésentés.
37. Les repas subventionnés par Ringuette Canada ne seront pas remboursés, et les personnes voyageant dans des trains ou avions où les repas sont fournis ne sont pas admissibles à demander le remboursement des repas correspondants.
38. Le taux de per diem pour les personnes voyageant à l’étranger diffèrera du même pourcentage pour chaque destination que la différence entre le taux de remboursement de Ringuette Canada pour les déplacements au Canada et celui utilisé par le Conseil du trésor du Canada pour les déplacements au Canada, multiplié par le taux du Conseil du trésor du Canada pour les voyages internationaux.

Dépenses de voyage et d’hébergement

39. Les voyages aériens doivent être réservés par l’entremise du bureau de Ringuette Canada, à moins que lea directeur.trice administratif.ve n’ait donné son autorisation préalable pour procéder autrement. En aucune circonstance des coûts dépassant le tarif économique ne seront remboursés. Les voyages en voiture seront remboursés selon le tarif précisé dans la présente politique. Les locations de voiture doivent être effectuées par l’entremise du bureau national de Ringuette Canada, à moins d’avoir été approuvées au préalable par lea directeur.trice administratif.ve. Le nom légal de Ringuette Canada doit figurer sur tous les contrats de location de voitures. Les voyages par traversiers seront remboursés au tarif normal «voiture + chauffeur». La demande totale de remboursement pour le transport au sol (location, essence, hébergement et repas) pour la partie de déplacement du voyage ne pourra pas excéder l’équivalent du tarif aérien en classe économique leplus bas au moment du déplacement (en se basant sur les tarifs de réservation préalable). Toute autre méthode de voyage doit être approuvée au préalable par lea directeur.trice administratif.ve. Les frais de réservation précoce seront remboursés quand la nature et l’objet du voyage le justifient.
40. Ringuette Canada avisera le plus tôt possible les participant.e.s des dates des réunions et des dates limite de réservation de voyage.
41. Les réservations de voyage doivent se faire par l’entremise de Ringuette Canada et être facturées directement àRinguette Canada, cependant, dans des circonstances exceptionnelles, Ringuette Canada peut approuver des réservations indépendantes, qui seront remboursées ultérieurement sur présentation de reçus.
42. Les personnes qui encourent des coûts supplémentaires parce qu’elles ont manqué la date limite ou demandé deschangements seront responsables desdits coûts.
43. Chaque fois que c’est possible, iels représentant.e.s de Ringuette Canada participant à la même réunion ou au même évènement devraient voyager ensemble. Cependant, seul lea conducteur.trice.s pourra réclamer le remboursement des dépenses liées à la voiture.
44. Ringuette Canada ne remboursera pas les contraventions de stationnement, d’excès de vitesse ou relatives à touteautre infraction.
45. Un.e représentant.e de Ringuette Canada qui participe à un évènement où les repas ne sont pas inclus peut réclamer un per diem avant de participer au dit évènement, aux taux de per diem indiqués dans le tableau ci-dessus. Lorsque les repas sont fournis dans le cadre d’un évènement ou compris dans le tarif d’hébergement, la personne ne sera pas remboursée pour ces repas.

Autres dépenses

46. Iels représentant.e.s de Ringuette Canada pourront être remboursés pour leurs frais téléphoniques d’itinérance, encourus dans des déplacements hors du Canada, sur approbation préalable du ou de la directeur.trice administratif.ve.
47. Les dépenses réelles et raisonnables pour des frais comme le stationnement, l’impression, la nourriture ou les fournitures liées à des affaires approuvées de Ringuette Canada pourront être remboursées. De telles dépenses doivent être justifiées par des reçus.

Signataires autorisés – Autres documents

48. En l’absence d’une résolution contraire adoptée par le conseil d’administration, les actes, valeurs, titres, obligationsou autres documents doivent être signés par deux (2) signataires autorisés. Le conseil d’administration peut autoriser d’autres personnes à les signer au nom de Ringuette Canada.
49. Des copies de tous les actes, valeurs, titres, obligations ou autres documents exigeant la signature de deux (2) signataires autorisés de Ringuette Canada doivent être disponibles à l’examen du conseil d’administration si celui-cien fait la demande.

Frais pour émission de chèques sans provisions

50. Ringuette Canada peut facturer des frais de cinquante dollars (50,00 $) pour tous les chèques sans provisions.

Chèques de remplacement

51. Les chèques perdus ou manquants ne seront pas émis de nouveau tant que la conciliation
    financière du mois suivant applicable n’aura pas été effectuée.
52. Lea directeur.trice administratif.ve pourra imposer, à son entière discrétion, des frais de cinquante dollars (50,00 $) pour les chèques devant être émis à nouveau parce qu’ils ont été perdus ou manquants.
53. Les chèques perdus ou manquants qui n’ont pas été réclamés à la fin de l’exercice de Ringuette Canada ne serontpas émis à nouveau.

Cette politique fait l’objet d’une révision au moins une fois tous les trois ans.

Date de la dernière révision : Mars 2022

La publication des politiques de Ringuette Canada se fera en anglais et en français. En cas
d’interprétations contradictoires, la version anglaise prévaudra.